Genau deshalb ist eine Besichtigung der Hochzeitslocation so wichtig: Sie gibt euch die Chance, die Location live zu erleben, das Team kennenzulernen und euch schon einmal mitten in euren Hochzeitstag hineinzufühlen.

In diesem Guide erfahrt ihr:

Was genau eine Location-Besichtigung ist und warum sie so entscheidend ist.
Wie ihr euch darauf vorbereitet und was euch beim Termin erwartet.
Welche Fragen ihr stellen solltet und wie ihr die Eindrücke danach am besten sortiert.

So geht ihr perfekt vorbereitet in eure Besichtigungen – und kommt eurem Traumort einen großen Schritt näher.

Was ist eine Besichtigung einer Hochzeitslocation?

Foto © Achalm Hof “Die Eventlocation” | Zum Bridebook-Profil

Eine Vorabbesichtigung einer Hochzeitslocation ist ein individuell vereinbarter Termin, bei dem ihr die Location exklusiv und individuell anschauen könnt.

Ihr werdet vom Location-Team persönlich empfangen und durch alle relevanten Räume geführt. Das ist eure Gelegenheit, die Hochzeitslocation und das Team vor Ort näher kennenzulernen, denn ihr habt die ungeteilte Aufmerksamkeit des hauseigenen Hochzeitskoordinators oder Eventmanagers.

Dank der persönlichen Location-Führung könnt ihr euch viel besser vorstellen, wie euer Hochzeitstag an diesem Ort aussehen wird, alle brennenden Fragen loswerden und gleichzeitig einen Blick hinter die Kulissen werfen.

Warum ist dieser Hochzeitslocation-Termin so wichtig?

Fotos können täuschen – Räume wirken auf Bildern größer oder kleiner, die Lichtverhältnisse ändern sich und auch die Akustik ist schwer einzuschätzen.

Eine Besichtigung zeigt euch, wie es sich wirklich anfühlt, in der Location zu stehen:

Wie ist die Atmosphäre? Fühlt ihr euch willkommen und wohl?
Ist die Raumaufteilung praktisch für euren Ablauf?
Gibt es Details, die man online nicht sieht (zum Beispiel Parkplätze, Zugänge, Nachbarschaft)?

Viele Paare berichten: „Wir wussten sofort beim ersten Betreten, dass es unsere Location ist.“ Genau dieses Bauchgefühl erlebt ihr nur live.

Wie viele Hochzeitslocations sollten wir besichtigen?

Kurz gesagt: Mehr als eine – aber nicht zu viele. Für die meisten Paare ist es sinnvoll, drei bis fünf Locations anzuschauen.

Warum nicht nur eine Location?

Die erste Location kann zwar direkt euer Herz erobern, aber ohne Vergleich wisst ihr nicht, ob Preis, Leistung und Atmosphäre wirklich passen.
Oft merkt ihr erst beim zweiten oder dritten Termin, welche Details euch wirklich wichtig sind – zum Beispiel Parkmöglichkeiten, Flexibilität bei Dienstleistern oder Atmosphäre bei schlechtem Wetter.

Warum nicht zehn?

Zu viele Besichtigungen machen euch eher unsicher, weil ihr irgendwann den Überblick verliert und euch schwer entscheiden könnt.
Und: Jede Besichtigung kostet Zeit – beliebte Termine sind schnell weg.

Sichtet online, macht eine Shortlist von drei bis fünf Favoriten und schaut euch diese an. Danach habt ihr genügend Vergleichswerte, um sicher zu entscheiden – ohne euch zu überfordern.

Ein Tipp von Aynur Polat, Betreiberin der Villa Durlangen Events Hochzeitslocation

“Noch bevor ein Paar die Location kontaktiert, sollte es sich über folgende Punkte klar werden: Wie viele Gäste werden eingeladen? Welches Budget steht zur Verfügung? Wie flexibel seid ihr bei Catering, Deko und Co.? Zu starre Vorstellungen – etwa ein festgelegter Caterer – können die Planung unnötig einschränken. Wichtig ist auch, nach einer transparenten Preispolitik zu fragen, damit es später keine Überraschungen gibt.”

Was erwartet uns bei der Besichtigung einer Hochzeitslocation?

Foto © AMERON Neuschwanstein Alpsee Resort & Spa | Zum Bridebook-Profil

Eine Location-Besichtigung ist eure Chance, einen Ort nicht nur zu sehen, sondern zu fühlen: Wie ist die Atmosphäre? Wie freundlich ist das Team? Wie gut passt alles zu unseren Vorstellungen?

Damit ihr genau wisst, was euch erwartet, hier ein Blick auf die wichtigsten Aspekte:

Wer führt die Besichtigung der Hochzeitslocation durch?

In der Regel werdet ihr von einem Location-Koordinator oder Eventmanager empfangen. Diese Person ist oft auch später euer Hauptkontakt bei der Hochzeitsplanung. Das ist ein großer Vorteil, denn ihr bekommt direkt ein Gefühl dafür, wie gut die Kommunikation läuft, ob eure Fragen ernst genommen werden und ob die Chemie stimmt.

Bei kleineren, familiengeführten Locations führt euch manchmal auch der Inhaber selbst durch die Räume. Das kann besonders wertvoll sein, weil diese Menschen die Location in- und auswendig kennen, viele Geschichten erzählen können und oft flexibel auf individuelle Wünsche eingehen.

Tipp: Achtet darauf, wie euer Gegenüber wirkt: Ist die Person gut vorbereitet? Beantwortet sie Fragen offen und klar? Zeigt sie euch auch weniger glamouröse Bereiche, wie Küchen oder Lagerräume? Das sind oft Hinweise auf Professionalität und Transparenz.

Wie lange dauert eine Besichtigung der Location?

Plant für einen Besichtigungstermin mindestens 45 bis 90 Minuten ein. Das klingt vielleicht viel, aber die Zeit vergeht wie im Flug:

Begrüßung & Einführung: Kurzvorstellung des Teams und Überblick über den Termin.
Führung durch alle relevanten Bereiche: Vom Hauptraum über Außenflächen bis hin zu Nebenräumen.
Fragerunde: Hier besprecht ihr Verfügbarkeiten, Preise, Sperrstunden, Dienstleister und alles, was euch wichtig ist.
Abschlussgespräch: Meist erhaltet ihr Broschüren, Preislisten oder sogar ein erstes Angebot.

Tipp: Besichtigungen großer Anwesen mit mehreren Gebäuden, weitläufigen Gärten oder zusätzlichen Eventflächen können auch länger dauern. Und wenn ihr schon sehr konkrete Ideen habt, etwa für Deko, Sitzpläne oder Technik, solltet ihr eher 90 Minuten oder mehr einplanen.

Wann können wir während der Besichtigung Fragen stellen?

Grundsätzlich natürlich jederzeit – aber mit etwas Struktur wird es noch konstruktiver:

Direkt zu Beginn

Oft startet die Besichtigung der Location mit einem kurzen Gespräch, in dem das Location-Team euch nach Eckdaten fragt (z. B. Gästezahl, Wunschtermin, Art der Trauung).

Hier könnt ihr schon erste Fragen stellen, die euch besonders wichtig sind, zum Beispiel:

„Ist unser Wunschtermin grundsätzlich noch frei?“
„Gibt es Sperrstunden oder Lautstärkebegrenzungen?“

Während des Rundgangs durch die Location

Wenn ihr durch die Räume geht, könnt ihr spontane Fragen direkt stellen. Das ist oft am effektivsten, weil ihr euch gerade mitten im Raum befindet und sofort klären könnt, wie etwas funktioniert.

Beispiele:

„Können hier runde oder rechteckige Tische aufgestellt werden?“
„Wo würden Musiker oder ein DJ stehen?“
„Gibt es eine Klimaanlage?“

Am Ende der Besichtigung

Viele Paare sammeln während des Rundgangs Fragen auf einem Zettel oder im Handy und stellen sie am Ende gebündelt. Das ist besonders praktisch für Themen wie Preise, Ablaufpläne oder Dienstleisterregelungen, die sich nicht auf einen bestimmten Raum beziehen.

Welche Bereiche sehen wir bei der Besichtigung einer Hochzeitslocation?

Eine Standardführung deckt alle Bereiche ab, die für eure Hochzeit relevant sind.

Typischerweise sind das:

Festsaal oder Hauptraum – Hier prüft ihr, wie viel Platz ihr für Gäste, Tanzfläche und eventuell eine Bühne habt. Achtet auch auf Licht, Akustik und Raumhöhe.
Trauorte – Bietet die Location eine eigene Traufläche an (beispielsweise Garten, Terrasse oder separater Raum), wird euch dieser natürlich gezeigt.
Außenbereiche – Perfekt für Sektempfänge, Paarfotos oder entspannte Pausen zwischendurch. Achtet auf Wetterschutz und Barrierefreiheit.
Nebenräume & Rückzugsbereiche – Garderoben, Kinderzimmer, Räume für Brautstyling oder Technik.
Technik- und Cateringbereiche – Wenn ihr möchtet, könnt ihr auch Küchen, Lagerräume oder Parkflächen sehen, um ein Gefühl für die Logistik zu bekommen.

Wie bereiten wir uns auf die Besichtigung vor?

Eine gute Vorbereitung macht eure Besichtigung deutlich entspannter und produktiver. So könnt ihr sicher sein, nichts zu vergessen und alle relevanten Infos mitzunehmen:

Eckdaten parat haben: Gästezahl, Wunschtermin und Budgetrahmen solltet ihr schon wissen. Das hilft dem Team, euch passende Optionen zu zeigen.
Fragenliste erstellen: Schreibt alles auf, was euch wichtig ist – von Sperrstunde und Parkplatzsituation bis zu Schlechtwetter-Alternativen oder Regeln für eigene Dienstleister.
Hilfsmittel einpacken: Kamera oder Smartphone für Fotos und Videos, Notizbuch oder Tablet für schnelle Notizen, optional Maßband und Farbproben.
Begleitung überlegen: Nehmt ein bis zwei Personen mit, die euch kennen und konstruktiv Feedback geben. Zu viele Meinungen können schnell verwirren.
Genug Zeit einplanen: Plant den Termin nicht zwischen zwei anderen Terminen. Besichtigungen machen Spaß, aber nur, wenn ihr entspannt seid und euch auf Details konzentrieren könnt.

Aynur Polat verrät, wie eine Besichtigung in der Villa Durlangen Events Hochzeitslocation typischerweise abläuft:

“Ein Besichtigungstermin wird telefonisch vereinbart – in der Hochsaison finden diese Termine ausschließlich am Wochenende statt, da dann die Location bereits dekoriert ist und sich so besonders stimmungsvoll zeigt. Nach einem geführten Rundgang über das Gelände geht es im Büro weiter ins Detail. Dabei richtet sich das Gespräch ganz nach den Vorstellungen des Paares. […] Am Ende wird auf Basis der Wünsche ein Kostenvoranschlag erstellt – dieser bildet die Grundlage für einen möglichen Vertragsabschluss.”

Wie präsentieren sich Hochzeitslocations bei der Besichtigung?

Foto © Botanischer Garten Schloss Bieberstein | Zum Bridebook-Profil

Eine Location-Besichtigung ist nicht nur ein Rundgang – viele Locations bereiten sich darauf so vor, dass ihr euch direkt wie Gäste fühlt.

Ziel ist es, euch ein möglichst realistisches Bild zu geben und euch zu inspirieren.

Begrüßung & erster Eindruck

Die meisten Locations empfangen euch mit einem freundlichen Willkommen, manchmal sogar mit einem Kaffee oder einem kleinen Getränk.

Das klingt nach einer Kleinigkeit, sagt aber viel über die Atmosphäre und den Service aus: Fühlt ihr euch willkommen? Nehmen sich die Ansprechpartner Zeit für euch?

Beispielhafte Aufbauten

Einige Locations nutzen die Gelegenheit, um den Hauptraum beispielhaft zu dekorieren. Das kann ein gedeckter Tisch mit Blumen sein, ein Musteraufbau für eine freie Trauung oder eine bestimmte Lichtstimmung am Abend.

Dadurch könnt ihr euch direkt vorstellen, wie euer Hochzeitstag aussehen könnte – und merkt schnell, ob der Stil zu euch passt.

Visuelles Material & Inspiration

Neben den realen Räumen zeigen Locations oft Moodboards, Bildergalerien oder Alben vergangener Hochzeiten. Ihr seht dort Dekorationsstile, Bestuhlungsvarianten und manchmal sogar Beispielangebote.

Das hilft euch dabei, euch ein besseres Bild von den Möglichkeiten zu machen, gerade wenn die Räume bei der Besichtigung leer sind.

Technische & praktische Details

Seriöse Locations zeigen euch nicht nur die schönen Räume, sondern auch praktische Bereiche: Garderoben, Cateringräume, Sanitärräume oder Parkflächen. Das ist wichtig, weil genau diese Orte am Hochzeitstag einen reibungslosen Ablauf garantieren.

Stimmung & Personal

Nicht zuletzt präsentieren sich Locations durch ihr Team: Wirkt der Koordinator gut vorbereitet? Beantwortet er Fragen offen und freundlich? Macht das Personal einen professionellen und herzlichen Eindruck?

Euer Bauchgefühl ist hier oft entscheidend – wenn ihr euch willkommen und gut betreut fühlt, ist das ein starkes Zeichen dafür, dass die Zusammenarbeit angenehm sein wird.

Was sollten wir während der Besichtigung einer Location tun?

Foto © Althoff Grandhotel Schloss Bensberg | Zum Bridebook-Profil

Eine Location-Besichtigung ist eure Gelegenheit, mehr als nur Räume anzusehen – ihr bekommt Einblicke in die Abläufe, das Team und die Atmosphäre. Damit ihr diese Zeit optimal nutzt, solltet ihr aktiv werden, statt nur zuzuhören.

Fragen stellen – und zwar viele

Eine Besichtigung ist dafür da, dass ihr Antworten bekommt. Bereitet euch mit einer Fragenliste vor (z. B. Sperrstunde, Parkplätze, Regeln für eigene Dienstleister, Ablauf am Hochzeitstag) und stellt diese Fragen direkt vor Ort.

Warum vor Ort stellen? Ihr seht Räume und könnt eure Fragen direkt auf das Gesehene beziehen („Passt hier unsere Fotobox hin?“).

Tipp: Schreibt auch spontane Fragen auf, die euch beim Rundgang einfallen.

Fotos machen

Verlasst euch nicht auf euer Gedächtnis. Nach mehreren Besichtigungen verschwimmen Eindrücke schnell.

Was fotografieren? Gesamtansichten des Saals, Außenbereiche, Nebenräume, Parkflächen und dekorative Details.
Profi-Tipp: Macht ein kurzes Video vom Rundgang – so könnt ihr später alles in Echtzeit nachvollziehen.

Notizen machen

Haltet eure Eindrücke sofort fest, am besten digital (Handy oder Tablet).

Warum wichtig? Schon nach dem zweiten oder dritten Termin werdet ihr euch fragen: „Hatte diese Location eigentlich eine Klimaanlage?“
Was notieren? Plus- und Minuspunkte, besondere Eindrücke, Antworten auf Fragen.

Must-haves direkt klären

Vielleicht wollt ihr eine freie Trauung draußen, eine große Tanzfläche oder Übernachtungsmöglichkeiten direkt vor Ort. Klärt diese Punkte direkt während der Führung:

„Ist eine freie Trauung im Garten erlaubt und was passiert bei Regen?“
„Gibt es genügend Platz für 150 Gäste und eine Band?“
„Sind Hunde erlaubt?“

Nach Dienstleister-Empfehlungen fragen

Viele Locations verfügen über ein Netzwerk aus bewährten Partnern wie Floristen, Caterern oder Fotografen.

Warum danach fragen? Diese Dienstleister kennen die Location und sorgen für reibungslose Abläufe. Außerdem profitiert ihr so oft auch von besseren Konditionen und Sonderpreisen. Fragt auf jeden Fall nach!

Tipp: Fragt auch, ob ihr eigene Dienstleister mitbringen dürft – manche Locations arbeiten nur mit festen Partnern.

Auf euer Bauchgefühl hören

Neben Fakten wie Preis und Verfügbarkeit zählt auch, wie ihr euch fühlt.

Achtet auf Folgendes:

Werdet ihr freundlich empfangen und ernst genommen?
Wirkt das Team organisiert und professionell?
Könnt ihr euch euren großen Tag hier wirklich vorstellen?

Hört auf dieses Gefühl, es ist oft entscheidender als jede Zahl.

Kurz gesagt: Nutzt die Besichtigung aktiv. Fragt, dokumentiert, prüft eure Must-haves – und achtet darauf, wie ihr euch in der Location fühlt. So trefft ihr am Ende eine fundierte Entscheidung.

Wie buchen wir eine Besichtigung in einer Hochzeitslocation?

Foto © Krewelshof Lohmar | Zum Bridebook-Profil

Eine Besichtigung zu buchen, ist einfach – und es gibt verschiedene Wege.

Über die Bridebook-App oder Website

Der schnellste und bequemste Weg ist die Buchung direkt über Bridebook:

Wenn ihr auf Bridebook nach Locations stöbert, könnt ihr bei vielen direkt im Kalender einen freien Termin auswählen und sofort buchen – ganz ohne Umwege.
Falls eine Location noch keine direkte Terminverfügbarkeit hinterlegt hat, könnt ihr wie gewohnt über das Anfrageformular eine Besichtigung anfragen. Setzt dazu einfach das Häkchen bei „Besichtigung anfragen“, gebt eure Wunschtermine ein und sendet die Anfrage ab.
Das Location-Team meldet sich anschließend mit einer Bestätigung oder Terminvorschlägen bei euch zurück.

Der Vorteil: Eure gesamte Kommunikation mit der Location wird an einem Ort in eurem Bridebook-Postfach gespeichert. Ihr müsst nicht mehr eure E-Mails durchsuchen oder euch fragen, ob ihr schon eine Antwort bekommen habt – Bridebook benachrichtigt euch direkt, wenn die Location reagiert.

Direkter Kontakt mit der Location

Natürlich könnt ihr auch klassisch anrufen oder eine E-Mail schreiben. Das ist vor allem bei kleineren, familiengeführten Locations üblich.

Vorteil: Ihr habt sofort einen persönlichen Kontakt und könnt vielleicht schon erste Fragen direkt klären.
Nachteil: Es kann etwas länger dauern, bis ihr einen Termin bestätigt bekommt, vor allem, wenn ihr mehrere Locations gleichzeitig anschreibt oder telefonisch schwer jemanden erreicht.

Unser Tipp: Wenn ihr es einfach und übersichtlich wollt, nutzt Bridebook. So spart ihr Zeit, habt alle Nachrichten an einem Ort und könnt eure Planung stressfrei organisieren.

Was passiert nach der Besichtigung der Location?

Foto © Forsthaus Seebergen | Zum Bridebook-Profil

Die Besichtigung ist vorbei, ihr habt jede Menge Eindrücke gesammelt – und jetzt?

Damit ihr das Beste aus euren Terminen macht, empfehlen wir euch diese Schritte:

1. Bei der Location melden und bedanken

Sobald ihr die Führung verarbeitet habt, lohnt es sich, euch noch einmal kurz bei eurem Ansprechpartner zu melden:

Danke sagen: Ein kurzes Dankeschön per E-Mail oder über die Bridebook-Nachrichtenfunktion zeigt Wertschätzung und Professionalität.
Offene Fragen klären: Vielleicht ist euch erst auf dem Heimweg eingefallen, dass ihr etwas vergessen habt – das ist völlig normal. Nutzt jetzt die Gelegenheit, diese Fragen direkt zu stellen.
Eure nächsten Schritte ankündigen: Selbst wenn ihr noch nicht sofort buchen wollt, könnt ihr schreiben: „Wir vergleichen gerade alle Locations und melden uns in den nächsten Wochen mit einer Entscheidung.“ So bleibt ihr in guter Erinnerung und haltet die Kommunikation offen.

Tipp: Wenn ihr mehrere Locations an einem Tag angeschaut habt, schreibt euch direkt nach jedem Termin auf, was euch gefallen hat und was nicht – so ist euer Eindruck noch frisch.

2. Unterkünfte überprüfen

Gerade wenn eure Hochzeit nicht in eurer Heimatstadt stattfindet oder viele Gäste von weiter her anreisen, ist das Thema Übernachtungsmöglichkeiten entscheidend.

Hotels & Pensionen in der Nähe: Prüft, ob es ausreichend Kapazitäten gibt und ob diese in verschiedenen Preiskategorien verfügbar sind.
Zimmer in der Location selbst: Falls die Location eigene Zimmer anbietet, klärt, wie viele verfügbar sind, wie die Preise aussehen und ob es Sonderkonditionen für Hochzeitsgäste gibt.
Frühzeitig informieren: Erstellt bei Bedarf direkt eine kleine Liste für eure Gäste, damit diese wissen, wo sie buchen können.

3. Angebote vergleichen und Favoritenliste erstellen

Nehmt euch Zeit, die Angebote der besichtigten Locations objektiv gegenüberzustellen:

Kosten & inkludierte Leistungen
Sperrstunden, Lautstärkeregelungen und Flexibilität bei Dienstleistern
Verfügbarkeit eures Wunschtermins
Stimmung und Bauchgefühl

Reduziert die Auswahl anschließend auf zwei bis drei Favoriten – eure Shortlist – und entscheidet, ob ihr bei einer dieser Locations einen zweiten Termin vereinbaren möchtet.

4. Entscheidung vorbereiten

Mit all diesen Informationen könnt ihr nun eine fundierte Entscheidung treffen. Wenn ihr euch bereits sicher seid, dass eine Location die Richtige ist, reserviert am besten sofort euren Termin schriftlich, bevor jemand anderes ihn bucht.

Eure Besichtigung – der erste Schritt zu eurer Traumlocation

Eine Besichtigung ist der Moment, in dem aus Fotos und Broschüren ein echtes Erlebnis wird. Ihr könnt die Räume sehen, euch mit dem Team austauschen, Fragen stellen und euch vorstellen, wie euer großer Tag hier aussehen könnte.

Also: Nutzt die Chance, schaut euch eure Favoriten live an und sammelt Eindrücke, die euch bei der Entscheidung helfen.

Und wenn ihr bereit seid, den nächsten Schritt zu gehen: Bucht eure Besichtigung einfach direkt über Bridebook!

Besichtigung der Hochzeitslocation – Euer kompletter Guide für den wichtigsten Termin in der Hochzeitsplanung