Hochzeitslocation finden – Besichtigung, Tag der offenen Tür oder Hochzeitsmesse? So entdeckt ihr euren perfekten Ort

Eure Hochzeitslocation ist viel mehr als nur der Ort, an dem ihr feiert. Sie bestimmt den Stil eurer Hochzeit, das Gefühl, das ihr und eure Gäste habt, und am Ende auch, wie gut der Tag für euch funktioniert. Kein Foto und keine Empfehlung ersetzt es, die Location selbst zu erleben.

Vielleicht habt ihr schon eine grobe Auswahl getroffen oder seid noch ganz am Anfang eurer Suche. Dann stellt sich schnell die Frage: Wie können wir eine Hochzeitslocation am besten kennenlernen?

Grundsätzlich gibt es drei Hauptwege: eine individuelle Besichtigung, einen Tag der offenen Tür oder eine Hochzeitsmesse bzw. ein Hochzeitsfestival direkt vor Ort. 

Jedes dieser Formate hat seine Vorteile – und je nachdem, wie ihr plant, passt das eine oder andere besser zu euch. Wir stellen euch alle drei vor und verraten euch, wie ihr euch darauf vorbereitet.

Warum ist es so wichtig, Hochzeitslocations vor der Buchung anzuschauen?

Fotos und Websites geben euch immer nur einen Ausschnitt – wie ein hübsch inszeniertes Schaufenster. Aber wie es sich anfühlt, wirklich in der Location zu stehen, könnt ihr nur erleben, wenn ihr dort seid.

Vor Ort merkt ihr sofort:

• Wie ist die Atmosphäre? Wirkt der Raum warm, freundlich, modern oder eher kühl?
• Passt der Platz zu eurer Gästezahl? Auf Bildern wirken Räume oft größer oder kleiner, als sie tatsächlich sind.
• Wie ist die Akustik? Gerade bei Musik oder Reden merkt ihr live, ob es hallt oder angenehm klingt.
• Was seht ihr drumherum? Gibt es einen schönen Außenbereich? Reicht der Parkplatz? Fühlt ihr euch wohl?
• Wie wirkt das Team? Ein freundlicher, engagierter Ansprechpartner macht einen großen Unterschied.

Auch organisatorische Fragen lassen sich beim Termin viel schneller klären.

Nicht zuletzt geht es um euer Bauchgefühl. Viele Paare sagen nach der Besichtigung: Wir wussten sofort, dass es passt – oder eben nicht. Genau darum ist es so wichtig, Locations nicht nur auf dem Papier zu vergleichen, sondern sie live zu erleben.

Hochzeitslocation finden: Welche Arten von Location-Terminen gibt es?

Wenn ihr euch ernsthaft für eine Location interessiert, habt ihr drei Möglichkeiten, sie kennenzulernen. Jedes Format hat dabei seine Besonderheiten – und oft auch einen anderen Ablauf.

Hier ein kurzer Überblick:

1. Individuelle Besichtigung: Das ist ein Termin nur für euch beide. Ihr macht vorab einen festen Zeitpunkt aus, an dem euch ein Ansprechpartner der Location persönlich durch alle Innenräume sowie Außenbereiche führt. Ihr habt Zeit, alle Fragen zu stellen, Fotos zu machen und in Ruhe ein Gefühl für den Ort zu bekommen.
2. Tag der offenen Tür: An einem Tag der offenen Tür öffnet die Location ihre Türen für mehrere Paare gleichzeitig. Ihr könnt meist ohne Anmeldung kommen oder euch ein Zeitfenster reservieren. Oft werdet ihr in kleinen Gruppen geführt oder könnt euch selbst umsehen. 
3. Hochzeitsmesse in der Location: Das Konzept ähnelt dem Tag der offenen Tür, wird aber ergänzt durch Aussteller. Neben der Location könnt ihr direkt verschiedene Dienstleister kennenlernen – zum Beispiel Floristen, Caterer oder Fotografen. 

Wie läuft eine individuelle Besichtigung der Hochzeitslocation ab?

Eine individuelle Besichtigung ist euer privater Termin, um die Location genau unter die Lupe zu nehmen. Ihr vereinbart ihn vorab – auf Bridebook, über Tools wie Calendly auf der Website der Location, telefonisch oder per E-Mail – und habt dann ein festes Zeitfenster nur für euch.

Vor Ort werdet ihr von eurem Ansprechpartner empfangen. Der Termin dauert in der Regel etwa 45 bis 90 Minuten. So habt ihr genug Zeit, euch alles in Ruhe anzuschauen, Fragen zu stellen und Fotos zu machen.

Was passiert während der Besichtigung?

Oft habt ihr der Location schon vorab ein paar wichtige Eckdaten genannt – wie die geplante Gästeanzahl, euer bevorzugtes Hochzeitsdatum, euer grobes Budget und die Art der Trauung. 

Viele Locations fragen diese Informationen ab, bevor sie überhaupt einen Besichtigungstermin vergeben. So können sie direkt prüfen, ob ihr grundsätzlich zueinander passt und es keine Konflikte gibt, etwa weil die Location zu klein für eure Hochzeitsgesellschaft oder an eurem Wunschtermin bereits ausgebucht ist.

Vor Ort besprecht ihr dann noch einmal kurz eure Vorstellungen und danach führt euch das Team durch alle relevanten Bereiche: den Saal, mögliche Nebenräume, Außenflächen und Rückzugsbereiche. Viele Locations zeigen euch auch Fotos oder Pläne von Hochzeiten, die dort stattgefunden haben.

Zum Schluss geht es dann um die wichtigsten Punkte: 

• Verfügbare Termine
• Kosten
• Leistungen
• Sperrstunden
• Regelungen zu Dienstleistern
• Stornobedingungen

Meist bekommt ihr ein Infopaket oder ein individuelles Angebot, das ihr mitnehmen und in Ruhe anschauen könnt.

Für wen eignet sich eine individuelle Besichtigung?

Dieser Termin ist ideal, wenn ihr euch schon ernsthaft für die Location interessiert oder sie in der engeren Auswahl habt. Die Besichtigung ist perfekt, um Details zu klären, Angebote zu besprechen und herauszufinden, ob ihr euch dort wirklich wohlfühlt.

Tipp: Plant genug Zeit ein und notiert euch eure Eindrücke direkt nach dem Termin. So bleibt euer Eindruck frisch und ihr könnt besser vergleichen.

Das sagt Wadjia Salik vom Hotel & Restaurant “Schwarzer Adler” Uttenreuth:

“Bei uns gibt es ausschließlich private Besichtigungstermine – bewusst ohne den Trubel eines Tages der offenen Tür. Ich versuche die Termine so zu legen, dass der Saal bereits für eine Feier eingedeckt ist. So bekommt das Brautpaar ein realistisches Bild vom Ambiente.”

Was passiert bei einem Tag der offenen Tür in der Hochzeitslocation?

Ein Tag der offenen Tür ist ein offenes Event, bei dem ihr euch die Location unverbindlich anschauen könnt, oft zusammen mit anderen Paaren. Ihr braucht in vielen Fällen keinen festen Termin. Meist gibt es ein Zeitfenster, zum Beispiel von 11 bis 17 Uhr, und ihr kommt, wann es euch passt. 

Was erwartet euch konkret?

Das variiert: Manche Locations bieten geführte Rundgänge in kleinen Gruppen an, andere lassen euch frei durch die Räume gehen. Grundsätzlich stehen euch mehrere Ansprechpartner bereit und geben euch Broschüren oder Preislisten mit. Häufig gibt es kleine Snacks oder Getränke, damit ihr euch in Ruhe umsehen könnt.

In vielen Fällen ist die Location extra dekoriert – mit Beispielen für Tischarrangements, Blumen oder Beleuchtung. So bekommt ihr ein Gefühl dafür, wie der Saal am Hochzeitstag wirken könnte. 

Für wen eignet sich ein Tag der offenen Tür?

Wenn ihr euch noch orientiert und verschiedene Locations vergleichen möchtet, ist dieses Format perfekt für euch. 

Ihr könnt euch inspirieren lassen, ohne gleich einen Beratungstermin zu buchen. Viele Paare nutzen den Tag, um eine Vorauswahl zu treffen, bevor sie gezielt Einzeltermine vereinbaren.

Tipp: Schreibt euch direkt auf, was euch gefällt und was nicht. Wenn ihr mehrere Locations am selben Tag besucht, verschwimmen die Eindrücke sonst schnell.

Was passiert bei einer Hochzeitsmesse bzw. bei einem Hochzeitsfestival in der Location?

Wenn ihr das Wort „Hochzeitsmesse“ hört, denkt ihr vielleicht sofort an riesige Messehallen mit Hunderten von Ausstellern, langen Schlangen und einer überwältigenden Flut an Eindrücken. Diese klassischen, kommerziellen Hochzeitsmessen gibt es nach wie vor – sie bieten eine enorme Auswahl, sind aber oft laut, voll und eher unpersönlich.

Hochzeitsmessen direkt in einer Hochzeitslocation – oft auch als Hochzeitsfestival bezeichnet – sind dagegen kleiner, persönlicher und viel praxisnäher. Ihr erlebt die Location so, wie sie an einem echten Hochzeitstag aussehen könnte, und trefft dort in der Regel die bevorzugten Dienstleister der Location, mit denen ihr euch direkt austauschen könnt. 

Genau mit dieser Art von Hochzeitsmesse wollen wir euch vertrauter machen.

Was erwartet euch bei einem Hochzeitsfestival?

Neben der Location selbst präsentieren sich Caterer, Floristen, Fotografen, DJs, Brautmodenstudios oder Dekoverleiher. 

Ihr habt die Gelegenheit, euch direkt beraten zu lassen, Musterdekorationen anzusehen oder Kostproben zu probieren. Viele Anbieter haben kleine Stände mit Anschauungsmaterial, Preisinformationen und Kontaktdaten.

Hochzeitsfestivals finden oft an Wochenenden statt und haben feste Öffnungszeiten, zum Beispiel von 10 bis 18 Uhr. Ihr könnt einfach kommen, wann ihr möchtet. Am Eingang meldet ihr euch meistens an und bekommt ein Programm oder eine Übersicht über alle Aussteller.

Wie unterscheidet sich eine Hochzeitsmesse vom Tag der offenen Tür?

Bei einer Hochzeitsmesse geht es lebendiger und umfangreicher zu. Es geht nicht nur darum, den Saal anzuschauen, sondern ein ganzes Netzwerk an Hochzeitsdienstleistern kennenzulernen. 

Ihr könnt an einem Tag viele Fragen klären, Angebote einholen und euch oft sogar Rabatte sichern, wenn ihr direkt bucht oder reserviert.

Für wen eignet sich das?

Ein Hochzeitsfestival ist ideal, wenn ihr euch noch inspirieren lassen wollt oder gleichzeitig Dienstleister finden möchtet. 

Wenn ihr erst grob plant, verschafft euch das einen Überblick, was alles möglich ist. Auch wenn ihr noch gar nicht sicher seid, welcher Stil euch gefällt, hilft euch der Besuch, Ideen zu sammeln.

Tipp: Bringt einen Stoffbeutel oder Ordner mit – ihr bekommt jede Menge Flyer, Visitenkarten und Infomaterial. Und falls ihr schon ein festes Datum im Auge habt, lohnt es sich, gleich nach der Verfügbarkeit zu fragen.

Praktische Tipps zur Besichtigung einer Hochzeitslocation

Bevor ihr euch entscheidet, wo ihr feiern wollt, kommen unweigerlich viele Fragen auf: Was erwartet uns vor Ort? Wie läuft ein Termin eigentlich ab? Worauf sollten wir unbedingt achten? 

Wir beantworten euch die häufigsten Fragen, damit ihr bestens vorbereitet in eure Besichtigungen startet.

Wie finden wir heraus, welches Besichtigungsformat am besten zu uns passt?

Ihr solltet euch zuerst überlegen, wo ihr in eurer Planung steht und wie viel Klarheit ihr schon habt.

• Wenn ihr noch am Anfang seid und einfach einen Überblick braucht, ist ein Tag der offenen Tür perfekt. Hier könnt ihr in lockerer Atmosphäre mehrere Räume anschauen, euch inspirieren lassen und Ideen sammeln, ohne dass ihr gleich einen festen Gesprächstermin braucht.
• Habt ihr dagegen schon ein oder zwei Favoriten auf eurer Shortlist, lohnt sich ein individueller Besichtigungstermin. Dort habt ihr genug Zeit, eure Fragen zu stellen, Details zu klären und euch vorzustellen, wie euer Hochzeitstag konkret ablaufen könnte. Im Durchschnitt vereinbaren Paare etwa drei bis fünf Besichtigungen, bevor sie ihre finale Entscheidung treffen – bei manchen sind es sogar zehn.
• Seid ihr noch auf der Suche nach weiteren Dienstleistern wie Caterern oder Floristen seid, kann eine Hochzeitsmesse in der Location spannend sein. So könnt ihr gleich Kontakte knüpfen und euch umfassend beraten lassen.

Tipp: Viele Paare kombinieren die Formate – erst Inspiration sammeln, dann in Ruhe Einzeltermine ausmachen.

Müssen wir einen festen Termin buchen oder können wir auch spontan vorbeikommen?

Das hängt vom Event-Format ab:

• Für individuelle Besichtigungen braucht ihr immer einen festen Termin. Ohne Voranmeldung kann sich das Team der Location keine Zeit für euch nehmen – genau darum geht es ja aber. Über Bridebook könnt ihr schnell und unkompliziert einen Besichtigungstermin buchen.
• Ein Tag der offenen Tür ist oft ohne Anmeldung zugänglich, manche Anbieter vergeben aber Timeslots, damit nicht alle gleichzeitig kommen. Gerade wenn ihr eine längere Anfahrt habt, ist es sinnvoll, vorab einen Slot zu reservieren.
• Hochzeitsmessen laufen meistens ohne Voranmeldung, nur in seltenen Fällen müsst ihr ein Ticket kaufen oder euch auf eine Gästeliste setzen lassen.

Wenn ihr sichergehen wollt, schaut euch immer die Website der Location an oder ruft kurz an.

Welche Unterlagen oder Informationen sollten wir vorbereiten, bevor wir eine Location besichtigen?

Es hilft enorm, wenn ihr ein paar Dinge schon parat habt, bevor ihr zur Besichtigung fahrt. So spart ihr Zeit, wirkt gut organisiert und könnt gleich prüfen, ob die Location wirklich zu euch passt.

Diese Punkte solltet ihr euch vorab überlegen oder mitnehmen:

• Eure ungefähre Gästezahl: Damit das Team weiß, ob der Platz reicht und wie der Saal bestuhlt werden kann.
• Wunschtermin oder ein Zeitfenster: Wenn ihr flexibel seid, notiert mehrere Optionen – so steigen die Chancen, dass die Location noch frei ist.
• Budgetrahmen: Ihr müsst noch keinen exakten Betrag nennen, aber eine grobe Größenordnung hilft, realistisch zu planen.
• Ideen für Stil und Ablauf: Überlegt euch vorab, ob ihr zum Beispiel eine freie Trauung vor Ort möchtet, wie ihr dekorieren wollt und ob es einen Empfang geben soll.
• Checkliste mit Fragen: Schreibt alle Punkte auf, die ihr klären wollt.
• Notizbuch oder digitale Notizen: Vor Ort seht ihr viele Details – schreibt direkt auf, was euch wichtig ist.
• Handy oder Kamera: So könnt ihr Fotos von Räumen, Außenflächen und Besonderheiten machen.

Welche Fragen sollten wir dem Location-Team unbedingt stellen?

Damit ihr nach dem Termin keine Überraschungen erlebt, solltet ihr ein paar wichtige Punkte unbedingt ansprechen. Notiert euch die Fragen vorab – viele Paare vergessen vor Ort sonst Details, die später entscheidend sind.

Diese Fragen helfen euch, die Location wirklich zu durchleuchten:

• Ist unser Wunschtermin verfügbar? Fragt auch nach Ausweichterminen, falls euer Wunschtag schon gebucht ist.
• Wie lange dürfen wir feiern? Gibt es eine Sperrstunde oder Vorschriften zur Lautstärke? Gerade bei Musik ist das wichtig.
• Was ist im Mietpreis enthalten? Sind Tische, Stühle, Servicepersonal, Endreinigung oder Deko inklusive – oder kommen dafür Extrakosten auf uns zu?
• Wie ist die Regelung beim Catering? Manche Locations haben ein eigenes Inhouse-Catering, andere arbeiten mit festen Partnern oder bevorzugten Dienstleistern zusammen. Wieder andere erlauben euch, euren eigenen Caterer mitzubringen. Klärt vorab, ob Catering im Angebot enthalten ist oder separat gebucht werden muss.
• Dürfen wir eigene Dienstleister beauftragen? Nicht nur beim Catering arbeiten manche Locations mit festen Partnern zusammen. Klärt vorab, wie flexibel ihr hier auch bei Deko, Floristik etc. seid.
• Gibt es einen Plan B bei schlechtem Wetter? Wenn ihr draußen heiraten möchtet, sollte immer eine Alternative bereitstehen.
• Wie hoch ist die Anzahlung, wann ist sie fällig? Lasst euch auch die Zahlungsbedingungen erklären.
• Welche Stornobedingungen gelten? Das klingt unromantisch, ist aber wichtig, falls ihr doch umplanen müsst.

Worauf sollten wir vor Ort besonders achten? 

Wenn ihr die Location betretet, nehmt euch bewusst Zeit, euch umzusehen – nicht nur oberflächlich. Achtet auf euer erstes Gefühl: Wirkt der Ort einladend, stimmig und gepflegt? Könnt ihr euch vorstellen, hier zu feiern?

Schaut euch auch die praktischen Punkte genau an:

• Zustand der Räume: Sind Böden, Wände, Tische und Stühle in gutem Zustand?
• Sanitäranlagen: Wirken die Toiletten sauber und modern?
• Akustik: Hallt es, wenn ihr euch normal unterhaltet? Gerade bei Reden und Musik ist das wichtig.
• Beleuchtung: Gibt es genug Lichtquellen? Wie wirkt der Raum bei Tageslicht und am Abend?
• Außenflächen: Ist der Garten oder Hof gepflegt? Gibt es Rückzugsmöglichkeiten oder schöne Ecken für Fotos?
• Unterkünfte und besondere Räume: Wenn die Location Übernachtungsmöglichkeiten anbietet, lohnt sich ein Blick in die Zimmer – vor allem, wenn es spezielle Räume für das Getting Ready der Braut gibt.
• Zugang & Parken: Gibt es ausreichend Parkplätze? Ist die Anfahrt gut ausgeschildert?

Was sind Warnsignale?

Zudem gibt es ein paar Punkte, bei denen ihr hellhörig werden solltet:

• Unklare Aussagen: Wenn euch Preise, Vertragsbedingungen oder Abläufe nur sehr vage erklärt werden.
• Kein schriftliches Angebot: Seriöse Anbieter fassen Details immer schriftlich zusammen.
• Offensichtliche Mängel: Wenn Räume oder Außenflächen ungepflegt sind und niemand das anspricht.
• Desinteresse: Wenn das Team unvorbereitet wirkt oder euch eher abfertigt als berät.
• Druck: Wenn ihr sofort buchen sollt, ohne Bedenkzeit.

Nächste Schritte: So geht es nach der Besichtigung weiter

Wenn ihr alle Besichtigungen gemacht habt, geht es darum, eure Eindrücke zu sortieren und Entscheidungen vorzubereiten. Nehmt euch dafür ein bisschen Zeit – gerade, wenn ihr mehrere Locations angeschaut habt.

Nachbereitung der Besuche

Sobald ihr wieder zu Hause seid, lohnt es sich, alles in Ruhe durchzugehen. Schreibt eure ersten Eindrücke auf:

• Was hat euch sofort begeistert?
• Gab es Punkte, die euch gestört haben?
• Welche offenen Fragen sind noch geblieben?

Falls Details unklar sind, meldet euch einfach noch einmal bei der Location. 

Welche Informationen sollten wir sammeln und vergleichen?

Damit ihr die Locations wirklich objektiv nebeneinanderstellen könnt, hilft eine kleine Vergleichsliste. Notiert oder markiert euch zu jeder Location:

• Verfügbarkeit eures Wunschtermins
• Gesamtkosten inklusive aller Nebenkosten (Reinigung, Auf- und Abbau, Sperrstunde)
• Leistungen, die im Preis enthalten sind (Tische, Stühle, Personal)
• Möglichkeiten bei schlechtem Wetter
• Flexibilität bei eigenen Dienstleistern
• Parkplätze und Erreichbarkeit
• Bauchgefühl bei der Beratung

Wann sollten wir unsere Hochzeitslocation buchen?

Wenn ihr euch entschieden habt, wartet nicht zu lange. Vor allem beliebte Termine in der Hauptsaison sind oft innerhalb weniger Tage nach einem Besichtigungs-Event weg.

Als Orientierung gilt:

• Für ein Hochzeitsdatum in der Hauptsaison (Mai–September, Samstage) solltet ihr mindestens 12 Monate im Voraus reservieren. In Metropolen wie Berlin, Frankfurt oder München am besten noch eher.
• Wenn ihr flexibel seid, reichen oft auch 6–9 Monate Vorlauf.
• Ein schriftliches Angebot oder ein Vorvertrag gibt euch Sicherheit, dass der Termin wirklich für euch geblockt ist.

Tipp von Wadjia Salik vom Hotel & Restaurant “Schwarzer Adler” Uttenreuth:

“Wenn Paare an ein konkretes Datum gebunden sind, empfehle ich, sich etwa 1,5 bis 2 Jahre im Voraus zu melden. Besonders beliebte Termine und Jahreszeiten sind oft früh vergeben. Es gibt zwar immer wieder vereinzelte freie Termine, die auch kurzfristiger angefragt werden können – allerdings ist das keine Garantie. In solchen Fällen müssen Paare manchmal auf einen Freitag oder einen anderen Wochentag ausweichen.”

Warum sollten wir uns mehrere Locations anschauen?

Auch wenn ihr euch bei der ersten Location gleich wohlfühlt, ist es sinnvoll, mindestens zwei oder drei Alternativen zu besichtigen. Erst beim direkten Vergleich merkt ihr oft, welche Atmosphäre euch besser gefällt und wo das Preis-Leistungs-Verhältnis für euch stimmt.

Schreibt euch dafür zunächst alle Locations auf, die grundsätzlich infrage kommen. Bewertet dann jede einzeln nach festen Kriterien – zum Beispiel:

• Wie sehr gefällt uns der Stil?
• Passt die Raumgröße zu unserer Gästezahl?
• Wie schätzen wir das Preis-Leistungs-Verhältnis ein?
• Fühlen wir uns beim Team gut aufgehoben?

Wenn ihr mögt, gebt jeder Kategorie Punkte (z.B. 1 bis 5). Am Ende seht ihr schwarz auf weiß, welche Locations euch am besten gefallen.

Die Shortlist sollte am besten nicht mehr als zwei bis drei Favoriten enthalten. So fällt es euch leichter, gezielt letzte Fragen zu klären oder einen zweiten Termin zu vereinbaren, bevor ihr final bucht.

So findet ihr die perfekte Hochzeitslocation

Egal, ob ihr euch für eine individuelle Besichtigung, einen Tag der offenen Tür oder eine Hochzeitsmesse entscheidet – wichtig ist, dass ihr euch wohlfühlt.

Nehmt euch Zeit, vergleicht Angebote und hört auf euer Bauchgefühl. Am Ende ist es euer Tag, euer Stil und euer Moment.

Wenn ihr euch gut vorbereitet, wird jede Besichtigung ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu eurer Traumhochzeit.

Viel Erfolg bei der Suche – und genießt den Prozess!

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